Administração

Conheça um pouco mais sobre a Secretaria Administração

Publicado em 04/01/2021 12:00 - Atualizado em 19/06/2023 15:24

Rafael de Souza Lanini

Email: administracao@bicas.mg.gov.br

Administração: 2021/2024

Ato de Nomeação: Portaria nº 03 de 04/01/2021

É competência do(a) Secretário(a):

1. Prestar auxílio ao Prefeito e demais órgãos nos assuntos relacionados à formulação, coordenação e acompanhamento do cumprimento das metas de governo relacionadas à sua secretaria;
2. Prestar gestão das atividades de administração em geral; preparar, redigir, expedir e registrar os atos oficiais de competência do prefeito,  especialmente Projetos de Lei, Decretos, Portarias, comunicados e outros atos normativos do interesse da Administração, mantendo sob a sua responsabilidade os originais, tudo sob o acompanhamento da Procuradoria Geral e da Assessoria Jurídica;
3. Receber, expedir e promover os transmites legais da correspondência pertinente ao Executivo Municipal;
4. organizar e manter sob sua responsabilidade coletânea da legislação federal e estadual de interesse do município;
5. Estudar, examinar e despachar processos protocolados na prefeitura, acompanhando a sua tramitação legal;
6. Catalogar, selecionar e arquivar documentos do interesse da Administração e da população em geral, devendo, também, organizar e manter o arquivo público municipal, participar de reuniões administrativas, encarregando-se da lavratura das respectivas atas;
7. Assistir os órgãos municipais na execução de suas atribuições relativas aos serviços burocráticos;
8. Propor e coordenar os planos de desenvolvimento de pessoal (Plano de Cargos e Carreiras, Estatutos, Planos de Capacitação, etc.);
9. Estudar; elaborar e propor planos e programas de formação, treinamento e aperfeiçoamento de Servidores;
10. Analisar as solicitações de treinamento de outro órgão da administração;
11. Calcular o custo estimado para realização de programas de treinamento;
12. Promover estudos e pesquisas para determinar e detectar os problemas de recursos humanos que impeçam o desenvolvimento organizacional da administração; preparar o pagamento mensal, apurando a frequência do pessoal;
13. Fornecer declaração de rendimento para diversos fins e os elementos necessários à elaboração de proposta orçamentária;
14. Supervisionar, orientar e executar atividades relativas à administração de recursos humanos, direitos, vantagens, deveres e obrigações dos Servidores Municipais;
15. Controlar e atualizar dados da ficha financeira dos Servidores;
16. Enviar ao setor competente da Administração relação de Servidores que transgredirem normas disciplinares vigentes;
17. distribuir, controlar e arquivar processos e documentos que tramitam na prefeitura;
18. Promover atividades relativas à organização e ao aperfeiçoamento dos métodos de trabalho dos órgãos da prefeitura;
19. Administrar, preparar inventário físico, organizar, registrar e manter o sistema de acompanhamento patrimonial dos bens do município;
20. Zelar pelo patrimônio alocado na unidade, comunicando o órgão responsável sobre eventuais alterações.

21. Administrar, coordenar e determinar a execução de projetos e planos de trabalho visando fomentar o recebimento pelo município de recursos diversos, principalmente financeiro, destinados à melhoria da qualidade de vida do povo do município;
22. Administrar, coordenar e determinar a execução das prestações de contas dos recursos supramencionados junto aos órgãos concedentes, na forma legal e no tempo hábil, além de todas as atividades e procedimentos dos serviços de licitações e contratos, observando a legislação em vigor, especialmente as instruções e normas do Tribunal de Contas de Minas Gerais;
23. Exercer outras atividades correlatas, sempre que solicitadas por superior hierárquico, inclusive, assinar separadamente e/ou em conjunto com o Prefeito Municipal e, ainda, com o Servidor Público indicado à cada situação.

Parágrafo único:  Além das atribuições descritas acima, outras poderão ser estabelecidas por ato do Prefeito, de acordo com a conveniência e interesse público.

Diretor I – Licitações

1. Prestar auxílio ao Prefeito e demais órgãos nos assuntos relacionados à formulação, coordenação e acompanhamento do cumprimento das metas de governo relacionadas à sua secretaria;
2. Prestar gestão das atividades de administração em geral; preparar, redigir, expedir e registrar os atos oficiais de competência do prefeito,  especialmente Projetos de Lei, Decretos, Portarias, comunicados e outros atos normativos do interesse da Administração, mantendo sob a sua responsabilidade os originais, tudo sob o acompanhamento da Procuradoria Geral e da Assessoria Jurídica;
3. Receber, expedir e promover os transmites legais da correspondência pertinente ao Executivo Municipal;
4. organizar e manter sob sua responsabilidade coletânea da legislação federal e estadual de interesse do município;
5. Estudar, examinar e despachar processos protocolados na prefeitura, acompanhando a sua tramitação legal;
6. Catalogar, selecionar e arquivar documentos do interesse da Administração e da população em geral, devendo, também, organizar e manter o arquivo público municipal, participar de reuniões administrativas, encarregando-se da lavratura das respectivas atas;
7. Assistir os órgãos municipais na execução de suas atribuições relativas aos serviços burocráticos;
8. Propor e coordenar os planos de desenvolvimento de pessoal (Plano de Cargos e Carreiras, Estatutos, Planos de Capacitação, etc.);
9. Estudar; elaborar e propor planos e programas de formação, treinamento e aperfeiçoamento de Servidores;
10. Analisar as solicitações de treinamento de outro órgão da administração;
11. Calcular o custo estimado para realização de programas de treinamento;
12. Promover estudos e pesquisas para determinar e detectar os problemas de recursos humanos que impeçam o desenvolvimento organizacional da administração; preparar o pagamento mensal, apurando a frequência do pessoal;
13. Fornecer declaração de rendimento para diversos fins e os elementos necessários à elaboração de proposta orçamentária;
14. Supervisionar, orientar e executar atividades relativas à administração de recursos humanos, direitos, vantagens, deveres e obrigações dos Servidores Municipais;
15. Controlar e atualizar dados da ficha financeira dos Servidores;
16. Enviar ao setor competente da Administração relação de Servidores que transgredirem normas disciplinares vigentes;
17. distribuir, controlar e arquivar processos e documentos que tramitam na prefeitura;
18. Promover atividades relativas à organização e ao aperfeiçoamento dos métodos de trabalho dos órgãos da prefeitura;
19. Administrar, preparar inventário físico, organizar, registrar e manter o sistema de acompanhamento patrimonial dos bens do município;
20. Zelar pelo patrimônio alocado na unidade, comunicando o órgão responsável sobre eventuais alterações.
21. Administrar, coordenar e determinar a execução de projetos e planos de trabalho visando fomentar o recebimento pelo município de recursos diversos, principalmente financeiro, destinados à melhoria da qualidade de vida do povo do município;
22. Administrar, coordenar e determinar a execução das prestações de contas dos recursos supramencionados junto aos órgãos concedentes, na forma legal e no tempo hábil, além de todas as atividades e procedimentos dos serviços de licitações e contratos, observando a legislação em vigor, especialmente as instruções e normas do Tribunal de Contas de Minas Gerais;
23. Exercer outras atividades correlatas, sempre que solicitadas por superior hierárquico, inclusive, assinar separadamente e/ou em conjunto com o Prefeito Municipal e, ainda, com o Servidor Público indicado à cada situação.

Diretor I – Patrimônio e Protocolo:

1. Promover a atualização dos registros do patrimônio municipal;
2. Coordenar a elaboração de normas para classificação, codificação e informatização dos bens permanentes;
3. Manter atualizado o inventário do patrimônio mobiliário e imobiliário da Prefeitura;
4. Promover a identificação dos bens do ativo permanente;
5. Elaborar, periodicamente, o demonstrativo global de bens móveis e imóveis da Prefeitura;
6. Promover a elaboração de mapas relativos a cada unidade da Prefeitura com o movimento de incorporação de bens móveis, o saldo do mês anterior e as baixas existentes;
7. Comunicar à Divisão de Contabilidade o valor e a distribuição dos novos bens móveis registrados no patrimônio da Prefeitura;
8. Executar outras atribuições afins: Atender ao Público; Receber Documentos e Processos em geral (ofícios, memorando, requerimentos, etc.);
9. Classificar os documentos recebidos;
10. Classificar e expedir documentos;
11. Pesquisar sobre Processo(s): Histórico;
12. Distribuir internamente documentos e processos;
13. Fornecer informação sobre andamento de processos e documentos;
14. Cadastrar processos e documentos;
15. Conferir a documentação recebida;
16. Receber e devolver correspondência e malote;
17. Efetuar relação de remessa de material diverso;
18. Encaminhar expediente ao setor competente.

Chefe de Departamento

1. Coordenar, supervisionar e orientar as atividades de recrutamento e seleção de servidores;
2. Efetuar a publicação dos editais e informações sobre concursos, assim como dos respectivos resultados;
3. Supervisionar a organização e atualização dos registros e ocorrências de pessoal;
4. Aplicar e fazer aplicar as leis e regulamentos referentes ao pessoal da Prefeitura, inclusive em relação ao estágio probatório;
5. Dar parecer em requerimentos, memorandos e outros documentos relativos a pessoal, para efeito de lotação, alterações de função, alterações na carga horária de trabalho, rescisões de contrato e concessões de adicionais, previstos na legislação em vigor, quando autorizado pelo Secretário Municipal de Administração e Planejamento;
6. Examinar e dar parecer nas questões relativas a direitos, vantagens, deveres e responsabilidades e outros aspectos do regime jurídico do pessoal, de acordo com as orientações normativas em vigor, quando autorizado;
7. Encaminhar, devidamente informadas, para análise do Secretário, todas as questões de pessoal;
8. Promover o encaminhamento de servidores à inspeção médica para fins de admissão, licença, aposentadoria e outros procedimentos legais;
9. Providenciar, junto às chefias dos diversos órgãos da Prefeitura, a elaboração, anualmente, da escala de férias do pessoal;
10. Desenvolver programas de avaliação de desempenho;
11. Gerir as atividades desempenhadas pela Diretoria de Relações Institucionais;
12. Executar outras atribuições afins.

Diretor III – Relações Institucionais

1. Articular políticas, ações, projetos e programas com outros órgãos públicos;
2. Coordenar tarefas que demandem a mobilização de representantes públicos e da sociedade civil;
3. Planejar, organizar, coordenar e executar atividades inerentes ao desenvolvimento e ampliação das relações institucionais da Prefeitura Municipal de Bicas;
4. Prestar assessoramento na organização e apoio na realização de eventos institucionais;
5. Gerenciar e assegurar a atualização de bases de informação necessárias ao desempenho da sua competência, especialmente quanto aos dados de autoridades e de instituições relacionadas ao trabalho da Prefeitura Municipal de Bicas;
6. Colaborar com a divulgação da Instituição junto a sociedade brasileira;
7. Estimular a realização de ações institucionais voltadas para o controle social;
8. Recepcionar e acompanhar autoridades e dignitários em visita à Prefeitura;
9. Subsidiar a Secretaria Municipal de Administração e Planejamento na análise de assuntos institucionais e acompanhamento de requerimentos administrativos de cidadãos e de órgãos municipais;
10. Executar outras atribuições afins.
11. Coordenar a comissão de licitação no desenvolvimento dos trabalhos;
12. Determinar a forma de licitação, considerando as diretrizes da legislação especial;
13. Redigir os editais relativos a todas as modalidades licitatórias;
14. Presidir pregões presenciais e eletrônicos;
15. Acompanhar as licitações para aquisição ou alienação de material permanente ou de consumo;
16. Elaborar quadros demonstrativos das licitações;
17. Providenciar para que os membros da Comissão de Licitações recebam e abram as propostas nos prazos e horas marcados, solicitando aos presentes a assinatura das mesmas;
18. Encaminhar aos órgãos executores para gerenciamento, acompanhamento e informações gerenciais, cópias dos contratos firmados pelo Município;
19. Executar outras atribuições afins.

por Prefeitura de Bicas